VI FÅR LANDETS SMÅFÖRETAGARE ATT VÄXA

Digitala kvitton - hur ska de sparas och under hur lång tid?

Hur ska digitala kvitton sparas? Kan ett kvitto slängas när det har scannats in? Vad säger egentligen lagen? LRF Konsult reder ut frågetecknen och ger dig tips för digital lagring.

Spara i det skick kvittot kom

Bokföringslagen säger att räkenskapsinformation tex kvitton eller fakturor ska sparas i det skick som företaget tog emot materialet. Arkiveringstiden är sju år enligt lagen. Har du fått underlaget på papper är det pappersorginalet som ska sparas i sju år.

Om du har fått underlaget digitalt via e-post ska du spara underlaget elektroniskt i sju år, men själva e-postbrevet behöver du inte spara. Väljer du att skriva ut underlaget, ska du spara den elektroniskt i tre år medan utskriften ska sparas i sju år.
Väljer du att scanna pappersunderlagen eller anlitar ett skanningsföretag för att göra det, gäller samma regler. Ett scannat underlag ska sparas i originalformatet i tre år och i det elektroniska formatet i sju år. Arkiveringstiden är den samma oavsett om du som företagare arkiverar räkenskapsinformationen eller om du anlitar någon annan för arkiveringen. Men det är alltid du som företagare som ansvarar för att underlagen sparas enligt bokföringslagen.

Kan kvittot slängas?

Ja, svaret är att du kan slänga kvittot om du har scannat det, men du får först slänga det efter att det har gått tre år. Sedan har kvitton en tendens att blekna med tiden och bli oläsliga, så du ska ta för vana att spara originalkvittot men en kopia eftersom lagen säger att all räkenskapsinformation måste vara läslig.

Hur kan jag spara mina kvitton digitalt?

Ja, vad ska du göra med den digitala kopian? När du scannat eller fotat av den med din mobil eller surfplatta och kontrollerat att den digitala kopian är läslig, kan du spara den i molnet. Du skulle kunna spara den på din dator men då riskerar du att tappa filen om datorn skulle krascha. I ett molnbaserat bokföringsprogram kan du koppla in underlaget direkt till verifikationen. Med LRF Konsults Digitala Baspaket bokför du direkt i molnet, i EkonomiOnline, där du enkelt kan koppla leverantörsfakturorna och kvittona till rätt verifikation. På så sätt kan du minska antalet pärmar för ditt företag och alltid vara säker på att komma åt den information du behöver. Skulle du vara ute hos en kund och behöver kontrollera ett inköpspris kan du enkelt logga in i EkonomiOnline med din mobil och där kunna se de digitala leverantörsfakturorna.

Välkommen till oss med dina frågor

Har du några frågor är du välkommen att höra av dig till Ulrica Engblom på LRF Konsult i Svenljunga, eller kontakta ditt närmsta LRF Konsult kontor.

Bli Digital Företagare

 
Läs mer om Digital Företagare>>